6 dicas para se organizar ainda hoje!

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Compromissos, compromissos e mais compromissos… e na hora que imaginamos que acabou, tem as mudanças, reuniões internas, cursos, planejamentos para meses seguintes… Ao chegar em casa ainda temos mais um tonelada de coisas… Será que simplesmente colocar tudo que você precisa fazer em uma agenda funciona? Não completamente, pois agenda não contempla imprevistos, não nos dá prioridades e geralmente nem diferencia compromisso de tarefas. Sem organização parece que o tempo corre mais rápido do que realmente corre…

Bem, vamos nos organizar, ok?

1- Diferencie compromissos de tarefas.
Compromissos tem horário fixo. Um compromisso geralmente diz respeito a outras pessoas, como reuniões, visitas a clientes, cursos, palestras, etc. Tarefas tem uma flexibilidade de horários, p.ex: você não precisa necessariamente ligar para marcar aquela revisão no seu carro as 10horas, você pode ligar quando tiver tempo.

2-Tenha uma agenda organizada.
Se você diferenciou compromissos e tarefas, anote também de maneira diferente. Os compromissos no local das horas (IMPORTANTE: Ao anotar o compromisso você tem duas informações “O QUE” e “QUANDO”, seja prático e coloque também “ONDE” e o “MOTIVO”. p.ex: “16h00- Reunião com João – Empresa X. AV:yyyyyyy, nº 1234-Mudança de cronograma de entrega”  assim você economiza tempo ao consultar sua agenda. As tarefas devem ser marcadas em outro local, é importante você “ticá-las” ou riscá-las para demonstrar que foram realizadas.

3-Procure organizar sua locomoção.
Se você visita clientes, tente (em negociação com estes) programar um cronograma de visitas. Assim você economiza tempo e dinheiro. Ao traçar a rota de visitas, dê uma pequena folga entre um cliente e outro, melhor chegar 10 minutos adiantado do que atrasado.

4-Cada coisa em seu lugar.
Uma grande inimiga da organização é a quantidade de gavetas que alguns vendedores encontram. Organize objetos, papéis ou outros por similaridade. Planejamentos em uma pasta, contratos em outras, lista de ligações em outra e assim por diante, se possível etiquete. Neste caso, mais importante que organizar, é manter a organização. Crie pastas em seu computador com o mesmo objetivo, tire aquele monte de documentos do word de sua área de trabalho, coloque em uma pasta relacionada com o conteúdo, “cotações fechadas”, “em andamento”, “pós-vendas”, etc…

5-Priorize.
Alguns dias haverão mais compromissos que tempo, então priorize-os da seguinte forma(já coloquei na ordem em que devem ser executados):
a- Importantes e Urgentes – Compromissos que são de vital importância e que realmente tem feitos.
b-Não Importantes e Urgentes – Compromissos que não tem importância, porém devem ser feitos para evitar “incêndios”.
c- Importantes e Não Urgentes – São compromisso importantes, mas podem ser postergados.
d- Não Importantes e Não Urgentes– Estes compromissos devem ser realizados logo que possível, para que não passem a ser urgentes, porém faça a seu tempo.
IMPORTANTE: Se precisar desmarcar um dos compromissos, avise aos envolvidos, assim sua credibilidade não será abalada.

6-Disciplina.
Manter-se organizado exige disciplina, pois é tão fácil deixar aquele relatório alí em cima da mesa ou não anotar direitinho aquele compromisso que com certeza você vai lembrar…

Dica Extra: É fundamental iniciar, se você apenas leu e não tentar, amanhã será a mesma batalha contra o relógio.

Dica Extra 2: SmartPhones e similares, Palm Tops e seu similares, geralmente possuem função agenda e compromissos e com uma vantagem, eles avisam através de sinal o seu compromisso, se possível, adquira um.

Bem, por hoje é isso.

Bons Negócios e Muitas Vendas!!

André Cia http://www.twitter.com/andrelcia

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2 comentários em “6 dicas para se organizar ainda hoje!

    ana maria da silva oliveira disse:
    abril 5, 2013 às 5:02 pm

    muito bom..adore essas dicas…vou precisar e muito…para meu novo emprego..

    André Cia respondido:
    maio 3, 2013 às 4:37 pm

    Oi Ana.
    Boa sorte no novo emprego.
    Abs.
    André Cia.

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